¿Cómo reducir el riesgo en los pagos y la entrega en las compras transfronterizas de equipos?

En la adquisición de equipos industriales existe un riesgo especialmente preocupante: el comprador ya ha realizado la mayor parte del pago estipulado en el contrato, pero aún no se cuenta con una base clara que garantice que los equipos se fabricarán conforme a lo exigido, cuándo serán entregados y cómo serán inspeccionados tras su entrega.

Las transacciones transfronterizas de equipos mecánicos suelen involucrar a empresas de distintos países, ciclos de producción más prolongados, transporte internacional, así como legislaciones y prácticas comerciales diversas.

En comparación con los productos convencionales disponibles en stock, la maquinaria personalizada, el equipo de gran tamaño y los equipos de soporte para proyectos de ingeniería pueden requerir la confirmación previa de los planos de diseño, la adquisición de componentes clave y la realización de inspecciones y pruebas durante el proceso de fabricación.

Estas características determinan que el pago y la entrega no pueden considerarse como dos eslabones aislados.

Una vez efectuado el pago anticipado, si la información sobre la producción no es transparente, el comprador podría no poder conocer oportunamente el estado del pedido; tras finalizar la fabricación del equipo, si los criterios de aceptación no están claramente definidos, ambas partes podrían entablar disputas sobre si el producto cumple con lo estipulado en el contrato; una vez despachada la mercancía, si los riesgos del transporte y las responsabilidades relativas a la documentación no se han establecido con claridad, podrían surgir nuevos problemas respecto de si el equipo llegará sin contratiempos y podrá ser puesto en servicio.

Un control de riesgos verdaderamente eficaz no exige que los proveedores asuman todos los riesgos, ni se basa en un contrato complejo para eliminar todas las incertidumbres.

Lo que valoro más es aclarar qué deben lograr ambas partes, qué pruebas deben aportar y cómo abordar cualquier problema que pueda acarrear consecuencias financieras o de desempeño significativas en cada etapa.

01 | Antes de firmar el contrato, transforme los requisitos de adquisición en obligaciones contractuales exigibles

Tras alcanzar una intención de cooperación entre el comprador y el proveedor, suelen negociar el modelo del equipo, el presupuesto, el plazo de entrega y la proporción del pago.

Pero esta información no es suficiente para establecer un conjunto completo de disposiciones sobre el desempeño.

En el caso de equipos industriales, el contrato debería permitir, como mínimo, determinar claramente los siguientes aspectos:

¿Qué equipo específico se está adquiriendo?

¿Qué parámetros técnicos deben cumplirse?

¿Está permitido utilizar componentes alternativos o modificar las configuraciones?

¿Cómo se definen, respectivamente, la finalización de la producción y la entrega del contrato?

¿Qué archivos deben proporcionarse con el dispositivo?

¿Cuál es la relación entre la inspección, el pago y la entrega?

¿Cómo gestionar retrasos significativos, discrepancias en la calidad u otras incumplimientos?

Para los equipos que requieran un diseño personalizado, las especificaciones técnicas confirmadas, los planos principales y la lista de configuración deberán incluirse en el contrato, y los procedimientos de modificación deberán definirse claramente.

Si existen discrepancias entre el texto principal del contrato, la factura formal y los anexos técnicos, también deberá determinarse el orden de prioridad de los documentos.

La Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG) establece un marco jurídico para la compraventa internacional de mercaderías dentro de su ámbito de aplicación, abarcando el cumplimiento del contrato, las obligaciones de ambas partes y los recursos por incumplimiento contractual.

Sin embargo, no puede determinarse directamente si una transacción está sujeta a la CIM únicamente sobre la base de su carácter internacional. También es necesario evaluarla en conjunción con el lugar de establecimiento de las partes, los Estados contratantes pertinentes y sus declaraciones, las normas jurídicas aplicables y los acuerdos contractuales.

El valor de un contrato no radica en la cantidad de cláusulas, sino en que ambas partes puedan aplicar los criterios de evaluación acordados cuando surja efectivamente una controversia.

02 | Vincular los planes de pago con hitos de desempeño verificables

Los proveedores pueden exigir un pago por adelantado debido a la necesidad de adquirir materias primas, componentes críticos o realizar diseños especializados para la producción.

Esto presenta cierta lógica comercial en las transacciones de maquinaria personalizada.

Sin embargo, si el comprador abona una suma elevada de dinero sin haber acordado las correspondientes obligaciones de producción, el riesgo financiero podría concentrarse prematuramente en el comprador.

Por lo tanto, para la adquisición de equipos de mayor valor, se pueden evaluar modalidades de pago escalonado.

Por ejemplo, vinculando los términos de pago con la aprobación del plano técnico, los hitos clave de fabricación, la aceptación en fábrica o los documentos de entrega acordados.

Esto no exige que todos los pedidos utilicen la misma proporción de pago.

El equipo estándar de obra, el equipo personalizado y el equipo para proyectos de ingeniería requieren diferentes modalidades de contratación.

Lo más importante es que los nodos de pago deben ser verificables.

¿Qué significa exactamente 'Producción iniciada'?

¿Se trata de la tarea de producción del fabricante o ya se ha completado la adquisición del material clave?

¿Están los bienes listos?, ¿lo que indica es que el equipo ha sido ensamblado o que ha superado las pruebas acordadas?

Si no existen criterios objetivos para estos estados, incluso si el contrato establece varias etapas de pago, ello podría no mejorar necesariamente la asignación del riesgo.

En el caso de operaciones de alto riesgo, también pueden evaluarse los créditos documentarios, las garantías de pago anticipado u otras medidas adecuadas de seguridad en los pagos, teniendo en cuenta la capacidad de negociación de ambas partes y las condiciones bancarias vigentes.

Sin embargo, el uso de herramientas bancarias puede aumentar los costos y los requisitos operativos, y no puede garantizar automáticamente la calidad técnica del equipo.

Un acuerdo de pago razonable debe informar al comprador sobre el estado de cada pago y permitir que el proveedor obtenga los fondos necesarios en función de las necesidades reales de producción.

03 | Durante el período de producción, no puede haber solo cuatro palabras en 'producción'

Una vez que el equipo entra en la fase de fabricación, el comprador no necesita estar al tanto de la actividad diaria de la fábrica.

Sin embargo, para los pedidos importantes, debería establecerse un mecanismo de gestión moderada del programa de producción.

Por ejemplo, se acuerda que el proveedor presentará un informe de avance en un punto específico del proyecto, indicando la preparación técnica, los materiales principales, los procesos clave, los arreglos de inspección y el plazo previsto de finalización.

En el caso de equipos personalizados, también deben registrarse los cambios de diseño.

Si el proveedor propone sustituir componentes principales, modificar los materiales o cambiar parámetros clave de rendimiento, deberá determinar previamente si se requiere la aprobación del comprador, en lugar de esperar a que los bienes estén terminados para comunicarlo.

Aquí conviene evitar dos extremos.

Por un lado, no puede darse por sentado que un pedido se haya ejecutado según lo previsto basándose únicamente en algunas fotografías de producción que carecen de información de identificación específica.

Por otro lado, no se puede exigir a los fabricantes que proporcionen un gran número de registros internos de producción para todos los productos estándar, lo que aumentaría costos de transacción innecesarios.

El nivel de verificación debe ser proporcional al importe del pedido, la complejidad técnica, el ciclo de producción y las posibles pérdidas.

Para los equipos importantes, se puede aclarar según sea necesario la relación correspondiente entre el número del equipo, el número del proyecto, el nodo de inspección y el registro de producción con este orden.

El propósito de la gestión del programa de producción no es administrar las fábricas de los proveedores, sino detectar lo antes posible los problemas importantes que puedan afectar la entrega.

04 | La inspección previa a la fábrica debe convertirse en un verdadero punto de control de riesgos

Antes de que el equipo sea enviado, el comprador suele tener la oportunidad de verificar la configuración del producto, el estado de fabricación, la preparación del embalaje y algunos parámetros clave de rendimiento.

Por lo tanto, la inspección previa a la entrega puede ser un punto clave para controlar los riesgos asociados a la misma.

Pero no puede darse por sentado que, con solo organizar una inspección por parte de un tercero, el equipo quedará definitivamente libre de problemas.

En primer lugar, es necesario determinar el alcance de la inspección.

¿Se trata de verificar la cantidad, el aspecto, el embalaje y el etiquetado, o de incluir parámetros técnicos, pruebas operativas y el rendimiento clave?

Si el proyecto requiere una Prueba de Aceptación en Fábrica (FAT), se deben definir con antelación el procedimiento de ensayo, las condiciones de carga u operación, los criterios de cualificación y los registros de resultados.

En el caso de equipos de gran tamaño, es posible que algunos parámetros finales de rendimiento no estén completamente validados en condiciones de fábrica, por lo que será necesario organizar pruebas de aceptación in situ de forma independiente.

En segundo lugar, es necesario aclarar las consecuencias legales y comerciales de los resultados de la inspección.

Si se detectan desviaciones menores, ¿cómo debe corregirlas el proveedor?

Si el desempeño clave no cumple con lo estipulado en el acuerdo, ¿puede suspenderse el pago o el envío?

¿Quién realizará una nueva inspección tras la rectificación y cómo se sufragarán los costos?

Estos asuntos deben resolverse de conformidad con lo establecido en el contrato.

También es necesario distinguir entre «informe de inspección presentado» y «resultados de la inspección aprobados por el comprador».

El comprador no puede negarse a efectuar la confirmación de forma indefinida sin fundamento contractual, y el proveedor no puede basarse únicamente en su propia declaración de “inspección cualificada”. Por supuesto, el comprador está obligado a aceptar los equipos que no cumplan lo estipulado en el contrato.

La premisa de las pruebas realmente útiles consiste en especificar de antemano qué se va a probar, qué hacer si no se cumple con lo establecido y cómo influirán los resultados de la prueba en la siguiente transacción.

05 | No confunda el riesgo de transferencia de mercancías con la responsabilidad del proveedor por incumplimiento contractual

Se trata de una cuestión jurídica y comercial que puede dar lugar fácilmente a malentendidos en la adquisición transfronteriza de maquinaria.

El comprador y el vendedor pueden acordar condiciones de venta tales como FOB, CIF, FCA, CIP o DAP.

Según los Incoterms ®, en 2020 los distintos términos establecían diferentes disposiciones respecto del lugar de entrega, los costos y la transferencia del riesgo por pérdida o daño de las mercancías.

Por ejemplo, en virtud de las condiciones CIF, aunque el vendedor sea responsable de pagar el flete y el seguro acordado hasta el puerto de destino designado, el riesgo de la mercancía suele transferirse al completarse la entrega a bordo en el puerto de carga.

El DAP extiende la asunción de riesgos por parte del vendedor hasta el destino designado cuando la entrega se ha completado de conformidad con las reglas.

Pero debe señalarse que:

El riesgo del transporte de las mercancías se ha transferido al comprador, pero ello no implica que el incumplimiento contractual anterior del vendedor quede automáticamente exento.

Si existen problemas de calidad en el equipo que no se ajustan al contrato antes de la transferencia del riesgo en el momento de la entrega, o si las pérdidas están relacionadas con el incumplimiento por parte del vendedor de sus obligaciones contractuales, no puede considerarse que el vendedor no sea responsable basándose únicamente en el momento de la transferencia del riesgo.

De manera similar, si el equipo resulta dañado a causa de un accidente ocurrido durante el transporte, no puede afirmarse, sin realizar un análisis previo, que ello constituya necesariamente una falta en la calidad del producto por parte del fabricante.

Necesitamos investigar por separado:

Si el equipo cumple con lo estipulado en el contrato al momento de la entrega;

Cuándo y dónde ocurrió el daño;

¿Dónde se especifica en el contrato el punto de transferencia del riesgo?

Si existe alguna falta en materia de embalaje, envío u otra violación del contrato;

¿Qué responsabilidades pueden asumir el transportista y la aseguradora?

Además, las Reglas Incoterms ® no determinan automáticamente la transferencia de la propiedad de las mercancías, los métodos de pago ni los recursos integrales por incumplimiento del contrato.

La responsabilidad por la calidad del contrato, la asignación de los riesgos relativos a las mercancías y los siniestros asegurados son tres cuestiones interrelacionadas, pero que no deben confundirse.

06 | El seguro de transporte debe corresponder a los bienes reales, no limitarse a figurar en la cotización

La maquinaria y el equipo industriales pueden enfrentar diferentes riesgos en el mar, en tierra, durante las operaciones de carga y descarga, en el transporte y en el almacenamiento.

Especialmente en el caso de equipos de alto valor, maquinaria de precisión o mercancías grandes y de gran volumen, los daños ocasionados durante el transporte pueden provocar pérdidas económicas significativas.

Por lo tanto, tras definir las condiciones del contrato de compraventa, también es necesario verificar si la cobertura del seguro se ajusta a la protección efectiva.

Lo que debe verificarse no es solo si existe un seguro.

También incluye al asegurado, el objeto asegurado, la suma asegurada, la ruta de transporte, el período de cobertura, el riesgo cubierto, la responsabilidad excluida y el procedimiento de reclamación.

En los Incoterms ®, en 2020, el término CIF suele exigir que el vendedor contrate un nivel de cobertura de seguro por defecto más reducido, mientras que los requisitos de seguro por defecto del término CIP son relativamente más amplios; no obstante, ambas partes pueden acordar condiciones distintas de conformidad con las reglas y los contratos.

Incluso si la póliza de seguro adopta las Cláusulas de Carga del Instituto (A), no puede entenderse que cualquier pérdida sea indemnizable.

Para la maquinaria que requiera elevación especial, fijación para el transporte o múltiples traslados, el comprador también deberá confirmar si los riesgos correspondientes están afectados por las condiciones de la póliza y los requisitos operativos.

Si la mercancía resulta dañada, las partes interesadas deberán ser notificadas oportunamente, de conformidad con los requisitos del contrato de seguro y de transporte, y se deberá conservar la documentación probatoria necesaria.

El seguro no puede sustituir un embalaje adecuado ni una gestión eficaz del transporte, pero unas pólizas de seguro bien estructuradas pueden ofrecer una protección económica fundamental ante determinados riesgos.

07 | Antes del envío, confirme si los documentos de importación y logística pueden ser vinculados

La finalización de la producción del equipo no implica necesariamente que los bienes puedan llegar sin contratiempos al sitio del proyecto en el extranjero.

La exportación de equipos mecánicos también requiere facturas comerciales, listas de empaque, documentos de transporte, así como certificados de origen, documentación de cumplimiento normativo, permisos de importación y otra información que pueda ser necesaria según los requisitos del producto y del país de destino.

El comprador debe confirmar los documentos requeridos con el proveedor y el personal logístico correspondiente antes del envío, a fin de evitar descubrir la falta de información necesaria solo después de que el equipo llegue al puerto.

Para equipos de gran tamaño, también es necesario verificar con antelación las dimensiones del embalaje, el peso, los requisitos de elevación y la capacidad de descarga en el destino.

Algunos documentos solo pueden emitirse una vez realizado el envío, como los conocimientos de embarque relacionados con el transporte efectivo.

Por lo tanto, no todos los documentos deben solicitarse antes de firmar el contrato.

Un enfoque más razonable consiste en establecer en el contrato un calendario de entrega de documentos, distinguiendo entre los materiales de verificación previos al contrato, los documentos de inspección de fábrica, los documentos de transporte y los documentos requeridos para la importación.

En el caso de las operaciones que utilizan cartas de crédito, también es necesario verificar si los documentos exigidos por la carta de crédito son coherentes con los acuerdos de transporte efectivamente establecidos.

Un buen plan de entrega debe considerar la producción, el envío, el despacho de aduanas y la recepción como tareas interconectadas, en lugar de independientes.

08 | Tras la llegada del equipo, es necesario diferenciar entre la recepción, la inspección y la aceptación final

La llegada de la mercancía al destino no implica que el comprador haya concluido todas las inspecciones.

Para maquinaria de gran tamaño que requiere instalación y puesta en marcha, es especialmente importante distinguir entre:

Recepción de mercancías: Confirmar el número de paquetes, el estado exterior y las condiciones del transporte.

Inspección de equipos: Verifique el modelo, la configuración, la cantidad y los aspectos de calidad que puedan ser inspeccionados.

Instalación y puesta en marcha: Montar, instalar, ajustar y realizar pruebas de funcionamiento conforme al acuerdo.

Aceptación del rendimiento: Determinar si el equipo cumple con los indicadores de rendimiento acordados en las condiciones de operación establecidas por ambas partes.

Estos pasos pueden completarse en momentos distintos o implicar a diferentes partes.

El comprador debe acordar de antemano las responsabilidades, la documentación y los plazos para cada etapa.

No puede darse por sentado que firmar el albarán de entrega implique necesariamente la aceptación de todos los posibles defectos de calidad; pero tampoco puede afirmarse que dicha firma nunca tenga consecuencias legales.

La redacción específica, las disposiciones contractuales y las leyes aplicables del documento pueden influir en la decisión.

En las transacciones sujetas a la CIM, los artículos 38 y 39 establecen requisitos para la inspección de las mercancías y la notificación de la falta de conformidad.

Los compradores no deben suponer que cualquier problema de calidad pueda plantearse sin restricciones después de muchos años, ni deben alegar que todas las transacciones tienen un plazo de inspección fijo de apenas unos días sin realizar un análisis jurídico.

La inspección oportuna, la presentación por escrito de objeciones específicas, la conservación de las pruebas y la adopción de medidas razonables suelen ser más propicias para preservar los derechos comerciales.

El recibo, la detección de defectos y la confirmación final del rendimiento del equipo deben estar debidamente diferenciados en el contrato y en los registros de aceptación reales.

09 | Cuando haya un retraso o una disputa sobre la calidad, primero es necesario aclarar los hechos y luego decidir qué medidas adoptar.

Tras el surgimiento de un litigio en transacciones transfronterizas de equipos, el comprador podría estar interesado en solicitar un reembolso, una indemnización o la rescisión del contrato.

La posibilidad de establecer estos requisitos debe basarse en los contratos específicos, los hechos y las leyes aplicables.

Por ejemplo, cuando un proveedor prevé un retraso en la entrega, primero debe confirmar:

¿Cuáles son los plazos de entrega y las condiciones iniciales estipuladas en el contrato original?

¿Cuáles son las razones del retraso?

¿Ha aprobado el comprador algún cambio de diseño?

¿Ha cumplido el proveedor con su obligación de notificación?

¿El retraso ha cumplido las condiciones acordadas para la incumplimiento del contrato?

Si se trata de una controversia sobre la calidad del equipo, es necesario verificar las normas técnicas acordadas, los resultados reales de las pruebas, las manifestaciones de los defectos y las posibles causas.

En las transacciones sujetas a la CIM, el comprador puede reclamar medidas de reparación como el cumplimiento, la indemnización de daños o la resolución del contrato cuando se reúnen los requisitos pertinentes; sin embargo, medidas como la resolución del contrato están sujetas a condiciones legales específicas y no pueden aplicarse automáticamente por el mero hecho de una leve desviación.

El cálculo de las pérdidas no puede ampliarse arbitrariamente.

Las disposiciones de los artículos 74 y 77 de la CIM relativas al alcance, la previsibilidad y la obligación de mitigar los daños aún deben aplicarse teniendo en cuenta las circunstancias específicas.

Por lo tanto, en las primeras etapas del litigio, se recomienda, en primer lugar, recopilar y organizar el contrato, los anexos técnicos, los comprobantes de pago, los registros de producción, los documentos de transporte, los informes de inspección y la correspondencia entre ambas partes.

Para los problemas que requieran un criterio técnico profesional, se pueden organizar pruebas independientes o evaluaciones de expertos en condiciones adecuadas.

El primer paso en la resolución de controversias no consiste en plantear inicialmente el monto máximo de la reclamación, sino en precisar qué obligación no ha sido cumplida, qué puede probarse y cuáles son los recursos legales y factibles disponibles.

10 | Al firmar el contrato, considere cómo resolver posibles controversias en el futuro

Los contratos transfronterizos de equipos industriales también deben establecer de antemano las leyes aplicables y los mecanismos de solución de controversias.

Esto es especialmente importante para los pedidos de alto valor, técnicamente complejos o con plazos de entrega prolongados.

El comprador debe considerar si resolverá las controversias mediante la negociación, el litigio o el arbitraje.

Si se opta por el arbitraje, deberán definirse claramente la institución o las reglas de arbitraje, el lugar del arbitraje y los acuerdos lingüísticos necesarios, a fin de evitar limitarse a establecer que “Las controversias se resolverán mediante arbitraje” sin un mecanismo básico claro y ejecutable.

La Convención sobre el Reconocimiento y la Ejecución de los Laudos Arbitrales Extranjeros (Convención de Nueva York de 1958) establece un importante marco internacional para el reconocimiento y la ejecución de laudos arbitrales extranjeros entre los Estados contratantes pertinentes, pero ello no implica que cualquier laudo arbitral pueda ser ejecutado automáticamente en todos los países.

La validez del acuerdo de arbitraje, las leyes del lugar donde se dicta y ejecuta el laudo, las declaraciones de los Estados contratantes y los motivos de denegación del reconocimiento y la ejecución previstos en la convención pueden influir todos en el resultado concreto.

Cabe señalar asimismo que obtener un fallo favorable y efectivamente recuperar los fondos son dos cuestiones distintas.

Por lo tanto, en el caso de transacciones con pagos anticipados elevados o con un alto riesgo de pérdidas, las garantías de cumplimiento contractual y las revisiones previas a la transacción siguen siendo fundamentales.

En el caso de transacciones complejas, las garantías, las garantías independientes y otros arreglos legalmente viables pueden evaluarse más a fondo teniendo en cuenta las leyes aplicables, los costos y el tamaño de la operación.

Conclusión | El control de riesgos debe acompañar todo el proceso transaccional

El riesgo asociado a la adquisición transfronteriza de equipos mecánicos no desaparece automáticamente solo porque el proveedor exista efectivamente, se haya firmado el contrato o los equipos hayan sido cargados en el buque.

Desde la firma hasta la aceptación final, pueden surgir cuestiones que requieran una reevaluación en cada etapa.

Una gestión de transacciones verdaderamente eficaz debería permitir a los compradores responder siempre:

¿En qué etapa de ejecución se encuentra actualmente?

¿Qué debe completar cada uno, el vendedor y el comprador?

¿Qué afirmaciones están respaldadas por pruebas?

¿Qué problemas aún no se han resuelto?

¿Se cumplen las condiciones para el próximo pago o la próxima entrega?

¿Cuál es el procedimiento establecido por el contrato y las leyes aplicables en caso de que se produzca una excepción?

Esto no requiere establecer un sistema de gestión complejo para cada pedido pequeño.

Sin embargo, en el caso de equipos mecánicos de gran envergadura, con tecnología compleja, ciclos de producción prolongados o requisitos estrictos de entrega del proyecto, una tabla clara de hitos de desempeño y un listado de evidencias pueden permitir detectar problemas importantes con mayor antelación.

SAFITRO organiza el proceso de adquisición de la siguiente manera:

PANTALLA → AJUSTAR → VERIFICAR → COMPARAR → CONTROLAR

Entre ellos, la CON no constituye la inspección final de la transacción, sino la transformación de los requisitos confirmados, las conclusiones de adaptación, las pruebas y las condiciones comerciales de la etapa anterior en contratos ejecutables y acuerdos de ejecución.

Nuestro objetivo no es prometer que el comercio transfronterizo esté libre de riesgos, sino permitir que los compradores tomen decisiones más seguras, basadas en hechos, en cada etapa clave.

Las transacciones transfronterizas eficaces no dependen de las garantías establecidas en los contratos, sino de contar con bases de pago, normas de entrega, registros de excepciones y delimitación de responsabilidades.

Encuentra la opción adecuada. Opera con mayor confianza.

Revisión del control de pagos y entregas.docx